Politique de confidentialité et Protection des données à caractère personnel

1. Introduction

Le 25 mai 2018 est entré en vigueur le Règlement Général de la Protection des Données (RGPD). Quoique cette règlementation ne soit pas récente, celle-ci succède à la Directive 95/46/EC relative à la protection des personnes physiques. Les objectifs de cette nouvelle règlementation sont non seulement de garantir une meilleure protection des données à caractère personnel, qui devient plus uniforme au sein de l’UE, mais également de permettre à chacun de prendre conscience des données qui sont collectées et des utilisations qui en sont faites afin de renforcer les droits que les citoyens peuvent exercer sur leurs données personnelles.

La présente politique de confidentialité a des objectifs multiples. L’Administration communale de Vielsalm souhaite vous informer, d’une part sur les différentes données à caractère personnel qui sont utilisées en son sein ainsi que sur la manière dont celles-ci sont diffusées et collectées et, d’autre part, sur les mesures de sécurité mises en place pour protéger de toute fuite, vol,… de données. Finalement, vos différents droits seront présentés ainsi que la manière de les faire valoir.

De toute évidence, en tant qu’organisme public, notre préoccupation est toujours de vous informer le mieux possible afin de vous permettre d’utiliser vos données personnelles avec un maximum de contrôle.

2. Les données à caractère personnel qui sont collectées / utilisées

Les données à caractère personnel visées par cette nouvelle loi, sont toutes les informations permettant d’identifier (de manière directe ou non) une personne physique. En tant qu’organisme public local, nous pouvons collecter toute une série de données vous concernant :

Données d’identification personnelle : nom, prénom, adresse, numéro de registre national, date de naissance, …
Données d’identification biométrique : les empreintes digitales, les signatures dynamiques,…
Données de composition familiale
Données d’identification financière : le numéro de compte, l’identité du titulaire de compte,…
Données sur les moyens financiers : les revenus, les dépenses, les emprunts, les hypothèques,…
Données professionnelles y compris la pension, les activités professionnelles, la situation militaire,…
Données sur les études et formations, dans le cas où vous sollicitez un emploi au sein de l’Administration communale
Données physiques via les photos de carte d’identité, par exemple
Statut relatif à l’immigration et son processus

Cette liste est exemplative et non limitative.

Parmi les données qui peuvent être collectées par l’Administration communale, certaines sont considérées comme particulièrement sensibles telles que :

Données ethniques ou raciales
Données sur les habitudes de vie
Données à caractère judiciaire ou pénal
Données psychiques ou médicales
Données philosophiques, politiques ou syndicales
Données relatives aux mineurs d’âge, personnes porteuses de handicap, personnes âgées,…

Ces données feront donc l’objet d’une attention toute particulière en termes de sécurisation de leur utilisation.

3. L’utilisation de ces données à caractère personnel

Afin de satisfaire à sa mission publique, l’Administration communale utilise vos données à caractère personnel de différentes manières et toujours dans un but défini.

3.1. Les traitements de données

Les données qui sont utilisées par l’Administration communale peuvent être recueillies de différentes manières :

de manière directe et volontaire : via des formulaires en ligne, communications électroniques, via les guichets du service population/état civil,…
de manière indirecte via un autre organisme public ou un autre responsable de traitement de données tels que les banques de données fédérales (pour le Registre national, les permis de conduire, …)

Les données recueillies sont celles qui sont strictement nécessaires à leur utilisation et sont conservées aussi longtemps que leur utilisation le demande.

En tant qu’Administration communale, nous sommes responsables du traitement des données personnelles vous concernant et que vous nous fournissez. Nous vous assurons l’utilisation de celles-ci en toute confidentialité. Néanmoins, il est possible que nous fassions appel à des sous-traitants afin de réaliser certaines tâches ou certaines missions. Ceux-ci se doivent – notamment par les contrats qui nous lient à eux mais aussi en vertu de dispositions légales – de respecter, au même titre que nous, votre confidentialité ainsi que la protection de vos données. De la même manière, ils ne peuvent utiliser vos données que pour la mission pour laquelle ils sont engagés.

3.2. La finalité des traitements

Les données à caractère personnel qui sont collectées sont toujours utilisées dans un but défini (appelé leur finalité). Les finalités poursuivies peuvent être dans le cadre :

de la gestion des démarches administratives pour le compte du citoyen ;
de l’octroi d’un titre d’identité adulte ou enfant, d’un passeport, d’un permis de conduire,…
du changement de domicile,
des déclarations des mariages, des décès, de naissances,…
de l’organisation des élections,
de la gestion des extraits de casiers judiciaires,
de la gestion des taxes et redevances,
de la gestion des demandes introduites en matière d’urbanisme et d’environnement,
de la gestion scolaire et extra-scolaire.

Cette liste est exemplative et non limitative.

Certaines utilisations spécifiques de vos données feront l’objet d’une attention toute particulière en termes de sécurisation de leur utilisation, notamment :

les surveillances systématiques via les caméras publiques,
les décisions automatiques avec effet légal
les usages innovants
les données relatives au comportement (type profilage)
les données recueillies à grande échelle

Cette liste est exemplative et non limitative.

3.3. La licéité du traitement

Les différents traitements (= utilisation des données à caractère personnel) ainsi que leur finalité trouvent leur fondement dans diverses sources :

légalement : l’Administration est contrainte d’utiliser vos données par une loi ou une norme
dans le but d’assumer une tâche d’intérêt public
pour sauvegarder vos intérêts vitaux ou celle de toute autre personne vous étant liée
pour assurer l’exécution d’un contrat dans lequel vous êtes partie prenante.

Dans le cas où l’utilisation de vos données n’est reprise dans aucune des catégories ci-dessus, nous nous devons de vous demander votre consentement – qui doit être recueilli dans les conditions et formes fixées par la législation en vigueur. Celui-ci peut être donné à tout moment et retiré de la même manière.

4. Les mesures de sécurité prises pour la protection de vos données

Comme confirmé précédemment, l’Administration communale a, à cœur, de protéger vos données personnelles et de les utiliser de manière sécurisée. Conscients de notre mission et de l’importance des données fournies, nous analysons continuellement notre fonctionnement afin d’introduire et/ou développer de nouvelles mesures de sécurité tant informatiques qu’organisationnelles.

Malgré les mesures mises en œuvre, l’Administration ne pourra être tenue responsable de la perte, du vol ou de la corruption de données à caractère personnel lors de son utilisation au sein des services, au moment de son utilisation ou de son transfert en format informatique. Néanmoins, nous conserverons une attitude proactive et transparente vis-à-vis de l’Autorité de Protection de Données, en lui communiquant dans les plus brefs délais, au maximum ceux fixés par le RGPD, toute brèche de sécurité susceptible de représenter un risque pour les droits et libertés des personnes concernées.

Outre les données spécifiées au point 2, des petites parties d’informations, appelées « cookies », peuvent également être enregistrées sur votre ordinateur par votre navigateur web, lors de votre visite sur notre site internet. En parallèle à cette politique de confidentialité, notre politique de gestion de cookies internet a été rédigée et est disponible sur la page de la Commune.

5. Vos droits en matière de données à caractère personnel

Conformément à la règlementation RGPD, vous avez plusieurs droits concernant vos données à caractère personnel (voir formulaire de demande ici) :

Droit d’information : en cas de demande explicite de votre part, nous pouvons vous fournir les informations quant à l’utilisation de vos données personnelles ;
Droit d’accès : il est également possible de vous fournir une copie de l’ensemble des données à caractère personnel qui sont utilisées par l’Administration ou de vous en donner l’accès ;
Droit de rectification : vous pouvez demander de corriger les données qui vous concernent et qui sont inexactes ou de compléter celles qui ne le sont pas ;
Droit à l’effacement : une demande peut être faite de supprimer certaines données personnelles, pour autant qu’elles ne soient plus utilisées ou que leur utilisation soit illicite ;
Droit d’opposition : vous pouvez aussi vous opposer à certaines utilisations de vos données ;
Droit de limitation du traitement : certaines utilisations de vos données peuvent être limitées, à votre demande, soit en terme de durée soit en terme de finalité ;
Droit de portabilité : nous nous devons, à votre demande, de vous transmettre vos données personnelles sous format lisible par une machine afin que vous puissiez les transmettre à un autre responsable de traitement de votre choix.

Nous souhaitons néanmoins vous faire remarquer que vous ne pourrez faire valoir certains de ces droits que s’ils ne sont pas soumis à des obligations légales et s’ils ne portent pas atteinte aux droits et libertés de tiers.

Afin d’exercer vos droits ou pour toute autre question concernant le RGPD, nous vous invitons à contacter notre Délégué de la Protection des Données (appelé DPO ou DPD) ; votre demande doit être faite par écrit :

par courrier, à l’adresse suivante : rue de l’Hôtel de Ville, 5 ; 6690 Vielsalm (à l’attention de Mme Aude Colson)
par email, à l’adresse suivante : [email protected]

Dans tous les cas, il conviendra de vous identifier avec certitude au moyen de tout document utile (copie de carte d’identité ou titre de séjour, attestation de la titularité d’une adresse mail). Votre demande sera alors traitée dans les trente jours, à dater de la réception de la demande complète. En cas de demande plus complexe, ce délai peut être prolongé de deux mois.

De la même manière, si vous estimez que vos droits ont été violés ou qu’une fuite de données a pu avoir lieu, n’hésitez pas à nous contacter via les mêmes canaux. Même si, pour toute question, inquiétude ou plainte, nous vous demandons de nous contacter en priorité, il est également possible d’adresser une plainte à l’Autorité de Protection de Données :

autoriteprotectiondonnees.be
par courrier : rue de la Presse, 32 ; 1000 Bruxelles
par email : [email protected]
par téléphone : +32 (0)2 274 48 00

6. La mise à jour de la politique de confidentialité

La présente déclaration de confidentialité est publiée par l’Administration communale de Vielsalm, dont l’adresse est rue de l’Hôtel de Ville, 5 à 6690 Vielsalm. Notre Administration se réserve le droit de mettre à jour sa politique de confidentialité et de protection des données à caractère personnel à tout moment. Les modifications seront toujours indiquées clairement aux lecteurs.

Cette version est datée du 26 mars 2021, mise à jour le 30 octobre 2024.

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